10 Cara menciptakan lingkungan kerja yang produktif

Ada berbagai faktor yang dapat mempengaruhi produktivitas Anda. Tapi, tidak ada yang lebih berdampak daripada lingkungan kerja Anda yang sebenarnya. Bagaimanapun, lingkungan kerja dapat mempengaruhi pengambilan keputusan, suasana hati, dan bahkan kesehatan fisik Anda.

Lingkungan kerja yang Anda ciptakan untuk diri sendiri atau lingkungan kerja tempat Anda tinggal sehari-hari sangatlah penting. Dalam bisnis, kami mengoptimalkan segalanya. Sangat penting untuk memastikan bahwa lingkungan dan kondisi kerja Anda dioptimalkan untuk meningkatkan produktivitas Anda. Persiapan ini tidak harus menjadi tugas yang berat, tetapi akan membutuhkan beberapa tindakan saat Anda seperti berikut ini:

Ciptakan budaya produktivitas

Lingkungan kerja Anda tidak hanya mencakup lokasi dan kondisi fisik. Ini juga berisi proses dan prosedur. Budaya bisnis Anda juga harus dimasukkan di sini. Seperti apa “rasanya” berada di kantor Anda?

Dengan mengingat hal itu, tempat pertama untuk memulai adalah menciptakan budaya yang merangkul produktivitas. Berikut beberapa saran dari DeskTime yang bisa Anda mulai terapkan:

• Tentukan tujuan Anda sehingga Anda tahu tujuan dari semua yang Anda lakukan. Dalam bahasa yang tepat, komunikasikan tujuan ini kepada tim Anda dan pemangku kepentingan utama.
• Berbicara tentang tujuan, tetapkan tujuan individu untuk setiap anggota tim Anda. Tujuan dan tugas yang terdefinisi dengan baik membuat semua orang tahu bagaimana mereka berkontribusi pada gambaran yang lebih besar. Definitif yang jelas juga membuat semua orang tahu apa yang sebenarnya terjadi di dalam startup itu sendiri.
• Dorong kolaborasi di antara tim Anda. Anda dapat mempromosikan dan memperkuat kerja sama dengan menjadwalkan sesi curah pendapat dan memberikan izin untuk dokumen berbasis cloud.
• Dukung tim Anda saat mereka mengambil waktu beristirahat agar mereka tetap segar.
• Pertimbangkan untuk mengubah pemandangan atau rutinitas di lingkungan kantor untuk membantu semua orang keluar dari kebiasaan buruk.
• Selalu sediakan alat, sumber daya, dan pendidikan yang tepat sehingga setiap orang dapat menyelesaikan pekerjaannya. Pengetahuan dapat berbentuk penawaran melalui pelatihan dan peluang pengembangan profesional.

Jadikan manajemen jadwal sebagai prioritas

Manajemen jadwal mungkin tidak ada di bagian atas daftar tugas Anda. Tapi, itu satu-satunya cara untuk menjaga Anda dan tim Anda pada produktivitas puncak. Manajemen waktu dan jadwal juga mencegah siapa pun dalam organisasi Anda membuang waktu yang berharga.

Untungnya, membuat dan mengelola jadwal tim bukanlah upaya yang membuat stres jika Anda mengikuti langkah-langkah berikut:

• Banyak kantor hanya mengizinkan satu orang untuk bertanggung jawab atas jadwal bersama untuk menghindari konflik.
• Kurangi jumlah tugas yang ditangani masing-masing anggota tim Anda.
• Gunakan kode warna di kalender Anda untuk membantu Anda membedakan berbagai tugas dan acara dengan cepat.
• Buat rapat yang lebih produktif dengan memastikan bahwa rapat itu perlu — buat rapat tetap singkat dan padat.
• Jangan tambahkan acara di menit terakhir ke kalender tim.
• Sertakan hari libur dan zona waktu sehingga tidak ada kebingungan tentang tenggat waktu atau waktu rapat. Bekerja melintasi zona waktu mungkin mengharuskan bekerja dan berbicara di waktu militer. Alih-alih pukul empat sore, Anda akan mengatakan, “16:00.” Menggunakan waktu militer akan meninggalkan sedikit keraguan tentang waktu yang direferensikan.
• Tinjau kalender Anda dan buat penyesuaian apa pun yang diperlukan.
• Gunakan alat, seperti Google Calendar, Microsoft Calendar, Apple Calendar, Calendly, ScheduleOnce, dan Calender, untuk membantu kolaborasi. Pastikan Anda tidak berlebihan. Batasi jumlah alat yang Anda gunakan hanya beberapa yang penting — dan minta semua orang berkoordinasi bersama.

Desain ulang kantor

Lingkungan fisik dan kondisi tempat kerja Anda berperan dalam produktivitas Anda. Mungkin sudah waktunya untuk memberikan kantor Anda perombakan yang sangat dibutuhkan. Berikut adalah beberapa tips area lingkungan kerja yang dapat Anda optimalkan:

• Membiarkan cahaya alami masuk ke ruangan kerja sebanyak mungkin. Penelitian dari National Renewable Energy Laboratory menemukan bahwa orang-orang yang bekerja di pencahayaan alami tetap bertugas selama 15 persen lebih lama daripada mereka yang bekerja di pencahayaan buatan saja.
• Pilih warna yang tepat di kantor Anda. Misalnya, kuning sangat ideal untuk kreativitas, sedangkan warna yang diredam bersifat santai dan menenangkan.
• Tempatkan tanaman di seluruh kantor dan biarkan tim Anda mendekorasi area dan ruang pribadi mereka sesuka mereka.
• Pertahankan suhu sekitar 22 derajat Celcius.
• Tambahkan pengharum ruangan. Aroma lemon menghasilkan kesalahan 54 persen lebih sedikit.
• Buat desain tempat kerja yang ergonomis untuk mencegah terowongan karpal dan ketegangan mata.

Saya juga menambahkan bahwa Anda memiliki berbagai tempat kerja untuk berbagai tugas. Misalnya, area santai sangat cocok untuk bersosialisasi dan membaca, sementara bilik memberikan privasi saat Anda perlu fokus.

Bising atau hening

Tergantung pada penelitian yang Anda temukan, Anda mungkin membaca bahwa kebisingan latar belakang meningkatkan produktivitas. Penelitian lain mungkin mengatakan sebaliknya – dan menyatakan bahwa “diam lebih disukai saat bekerja.” Bos perlu mengatur nada untuk keputusan ini dan tidak samar-samar tentang instruksi. Dianjurkan untuk mengadakan konferensi terpisah untuk rapat yang lebih keras.

Inilah masalahnya – setiap orang berbeda. Saya mengenal banyak orang yang bekerja paling baik ketika ada kebisingan latar belakang seperti musik atau orang berbicara. Namun, yang lain menginginkannya benar-benar sunyi. Luangkan waktu untuk menentukan jenis lingkungan mana yang terbaik untuk Anda dan karyawan Anda.

Jaga agar ruang kerja Anda tetap bersih dan teratur

Tidak ada yang salah dengan sedikit kekacauan. Bahkan mungkin hal itu dapat membuat jus kreatif Anda mengalir. Namun, itu tidak berarti Anda harus bekerja di ruang yang berantakan. Jaga ruang kerja Anda bersih dan teratur. Ini tidak hanya akan menghemat waktu Anda karena Anda tidak mencari item yang salah tempat, tetapi juga akan mencegah pikiran Anda masuk ke dalam kekacauan itu. Kantor yang teratur mungkin lebih baik untuk kesehatan Anda juga.

Identifikasi dan kurangi gangguan

Setiap kantor penuh dengan gangguan mulai dari notifikasi ponsel cerdas hingga rekan kerja yang cerewet hingga rapat. Luangkan waktu untuk mencari tahu apa yang paling mengganggu Anda dan tim Anda. Saat Anda menyoroti area masalah, Anda dapat mencari solusi dan cara terbaik untuk menghentikan gangguan ini.

Hindari pengelolaan mikro

Saya mengerti bahwa ini adalah startup Anda. Ya, Anda adalah bosnya, Anda adalah pendiri. Namun, terobsesi dengan setiap detail kecil akan membuat tim Anda kontraproduktif. Lepaskan kendali sedikit dan biarkan tim Anda bekerja dengan cara yang mereka inginkan. Tetapkan pekerjaan dan tentukan waktu kapan pekerjaan itu diselesaikan. “Bagaimananya” bukanlah sesuatu yang terlalu penting.

Pastikan Anda memiliki alat, perlengkapan, dan sumber daya yang tepat

Hampir tidak mungkin menyelesaikan sesuatu jika Anda tidak dipersenjatai dengan alat, perlengkapan, dan sumber daya yang tepat. Baik Anda dan karyawan Anda harus memiliki semua yang diperlukan untuk melakukan tugas mereka. Terlebih lagi, tim Anda harus dapat dengan cepat menjawab pertanyaan atau masalah apa pun tanpa melalui rintangan apa pun. Misalnya, harus ada dokumen berbasis cloud yang menjawab masalah pemecahan masalah.

Fokus pada kesehatan

Ketika Anda menjaga diri dengan berolahraga, makan sehat dan tidur yang cukup, Anda akan memiliki energi dan kewaspadaan untuk menjalani hari. Anda dapat membantu tim Anda dengan meluncurkan program kesehatan karyawan, mengisi kantor dengan camilan sehat, dan tidak mengirim email kepada mereka 24/7.

Sediakan peralatan olahraga di ruang istirahat — dan mungkin timbangan. Biarkan tim Anda melihat Anda memompa sedikit beban, atau mengendarai sepeda stasioner selama istirahat. Pastikan Anda, sebagai bos, istirahat dan makan siang agar tim Anda merasa bebas melakukan hal yang sama.

Manfaatkan kekuatan positif

Lingkungan kerja yang bahagia dan positif sama dengan lingkungan yang lebih produktif. Seperti kebanyakan item lain dalam daftar ini, mudah untuk mencapai karyawan yang puas dan bahagia dengan:

• Membagikan banyak hal positif kepada tim Anda.
• Menunjukkan rasa terima kasih atas semua kerja keras yang telah dilakukan semua orang.
• Merayakan kemenangan dan acara seperti ulang tahun.
• Bersenang-senang di kantor dengan bermain game atau melakukan petualangan tim.
• Katakan, “hai” dan lebih banyak tersenyum.
• Terlibat dalam tindakan kebaikan acak seperti mengadakan pesta pizza kejutan atau hadiah.

Tingkatkan kecerdasan emosional Anda sehingga Anda merespons dengan tepat.