5 Strategi mitigasi risiko

Ketika tim produksi memulai proyek baru, ada risiko bawaan yang dapat dikaitkan dengan proses proyek. Namun, beberapa strategi dapat membantu mengurangi risiko tersebut serta mengantisipasi konsekuensi dari risiko tersebut. Strategi ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi, menilai, mengevaluasi dan memantau risiko dan konsekuensi yang menyertainya.

Pada artikel ini, kita akan mengeksplorasi lima strategi mitigasi risiko umum dan bagaimana mereka dapat digunakan.

Apa itu mitigasi risiko?

Mitigasi risiko mengacu pada proses perencanaan dan pengembangan metode dan opsi untuk mengurangi ancaman—atau risiko—terhadap tujuan proyek. Sebuah tim proyek mungkin menerapkan strategi mitigasi risiko untuk mengidentifikasi, memantau dan mengevaluasi risiko dan konsekuensi yang melekat untuk menyelesaikan proyek tertentu, seperti pembuatan produk baru. Mitigasi risiko juga mencakup tindakan yang dilakukan untuk menangani masalah dan efek dari masalah tersebut terkait proyek.

Lima strategi mitigasi risiko dengan contoh

Mitigasi risiko yang tepat melibatkan pertama-tama mengidentifikasi potensi risiko pada suatu proyek—seperti pergantian tim, kegagalan produk, atau perluasan cakupan—dan kemudian merencanakan risiko dengan menerapkan strategi untuk membantu mengurangi atau menghentikan risiko. Strategi berikut dapat digunakan dalam perencanaan dan pemantauan mitigasi risiko.

Asumsikan dan terima risiko

Strategi penerimaan dapat melibatkan kolaborasi antara anggota tim untuk mengidentifikasi kemungkinan risiko proyek dan apakah konsekuensi dari risiko yang diidentifikasi dapat diterima. Selain mengidentifikasi risiko dan konsekuensi terkait, anggota tim juga dapat mengidentifikasi dan mengasumsikan kemungkinan kerentanan yang ditimbulkan oleh risiko.

Strategi ini biasanya digunakan untuk mengidentifikasi dan memahami risiko yang dapat memengaruhi hasil proyek, dan tujuan dari strategi ini membantu membawa risiko ini ke perhatian bisnis sehingga setiap orang yang mengerjakan proyek memiliki pemahaman bersama tentang risiko dan konsekuensi yang terlibat. Contoh berikut menunjukkan bagaimana strategi penerimaan dapat diterapkan untuk risiko yang diidentifikasi secara umum.

Risiko yang memengaruhi biaya

Strategi penerimaan dapat digunakan untuk mengidentifikasi risiko yang berdampak pada biaya. Misalnya, tim proyek mungkin menerapkan strategi penerimaan untuk mengidentifikasi risiko terhadap anggaran proyek dan membuat rencana untuk menurunkan risiko melebihi anggaran, sehingga semua anggota tim menyadari risiko dan konsekuensi yang mungkin terjadi.

Risiko mempengaruhi jadwal

Strategi penerimaan dapat membantu mengidentifikasi kemungkinan risiko yang dapat memengaruhi penjadwalan, seperti menjaga proyek tetap pada jalurnya untuk memenuhi tenggat waktu.

Risiko yang memengaruhi kinerja

Jenis risiko ini dapat melibatkan masalah kinerja seperti produktivitas tim atau kinerja produk (seperti perangkat lunak atau barang manufaktur) dan dapat diidentifikasi dan diterima sebagai bagian dari perencanaan proyek sehingga semua anggota menyadari potensi risiko kinerja.

Penghindaran risiko

Strategi penghindaran menyajikan risiko dan konsekuensi yang diterima dan diasumsikan dari sebuah proyek dan menyajikan peluang untuk menghindari risiko yang diterima tersebut. Beberapa metode penerapan strategi penghindaran adalah merencanakan risiko dan kemudian mengambil langkah-langkah untuk menghindarinya. Misalnya, untuk mengurangi risiko produksi produk baru, tim proyek dapat memutuskan untuk menerapkan pengujian produk untuk menghindari risiko kegagalan produk sebelum produksi akhir disetujui. Contoh berikut adalah cara lain untuk menerapkan strategi penghindaran.

Risiko terhadap kinerja

Mitigasi risiko kinerja, seperti sumber daya yang tidak mencukupi untuk melakukan pekerjaan, desain yang tidak memadai atau dinamika tim yang buruk, dapat memungkinkan tim proyek untuk mengidentifikasi cara yang mungkin untuk menghindari jenis situasi risiko ini yang dapat menyebabkan masalah dengan kinerja proyek. Misalnya, tim produksi mungkin menguji bahan produk yang lebih tahan lama untuk menghindari risiko kegagalan produk dengan bahan yang kurang tahan lama. Demikian pula, jika ada risiko kinerja dalam dinamika tim proyek, manajemen tim interaktif dapat diterapkan untuk menghindari masalah dalam tim.

Risiko untuk menjadwalkan

Penghindaran implikasi jadwal dapat diimplementasikan dengan mengidentifikasi isu-isu yang dapat muncul yang akan mempengaruhi timeline proyek. Tenggat waktu penting, tanggal jatuh tempo, dan tanggal pengiriman akhir dapat dipengaruhi oleh risiko, seperti terlalu optimis tentang garis waktu suatu proyek.

Strategi penghindaran dapat membantu tim proyek merencanakan cara untuk menghindari konflik jadwal, misalnya, dengan membuat jadwal terkelola yang menggambarkan kelonggaran waktu tertentu untuk perencanaan, desain, pengujian dan pengujian ulang serta membuat perubahan yang diperlukan. Waktu tidak bekerja juga dapat direncanakan sehingga risiko terhadap manajemen waktu dapat dihindari.

Risiko terhadap biaya

Menghindari masalah biaya adalah implementasi lain dari strategi ini. Misalnya, tim proyek dapat menguraikan semua biaya yang diantisipasi serta memperhitungkan biaya apa pun yang dapat muncul sehingga konsekuensi dari kelebihan anggaran dapat dihindari.

Mengontrol risiko

Anggota tim juga dapat menerapkan strategi pengendalian saat mengurangi risiko proyek. Strategi ini bekerja dengan memperhitungkan risiko yang diidentifikasi dan diterima dan kemudian mengambil tindakan untuk mengurangi atau menghilangkan dampak dari risiko tersebut. Contoh berikut menyoroti bagaimana metode pengendalian dapat diterapkan untuk mitigasi risiko.

Mengontrol risiko terhadap biaya

Tim proyek mungkin menerapkan metode kontrol yang dapat mendeteksi kemungkinan masalah dengan anggaran proyek. Misalnya, kontrol untuk mitigasi risiko mungkin termasuk fokus pada manajemen, proses pengambilan keputusan atau menemukan kekurangan dalam pendanaan untuk proyek sebelum masalah dapat muncul. Ini juga dapat memberikan wawasan tim proyek tentang bagaimana dana didelegasikan, dan jika ada risiko melebihi anggaran, tim dapat mengidentifikasi ini sebelum terjadi dan mengambil tindakan untuk mengendalikannya seperti mengurangi pengeluaran atau menghilangkan sumber daya yang dapat terbukti terlalu mahal untuk proyek tersebut.

Mengontrol risiko sesuai jadwal

Implikasi terhadap penjadwalan dapat dikontrol dengan mendiversifikasi tugas dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya di antara tim proyek. Metode kontrol dapat mencakup pelacakan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan menugaskan tugas tertentu kepada anggota tim sesuai dengan waktu yang terlibat dengan setiap tugas. Tim proyek mungkin juga mempertimbangkan strategi manajemen waktu untuk membantu mengendalikan risiko apa pun terhadap penjadwalan proyek.

Mengontrol risiko terhadap kinerja

Menerapkan strategi pengendalian untuk risiko kinerja dapat mencakup metode mengarahkan tugas sehari-hari tim, metode pengendalian kualitas untuk produk baru dan langkah-langkah untuk mengambil tindakan untuk mengendalikan masalah yang dapat mempengaruhi kinerja keseluruhan dalam suatu proyek.

Pemindahan risiko

Ketika risiko diidentifikasi dan diperhitungkan, mengurangi konsekuensi melalui transferensi dapat menjadi strategi yang layak. Strategi transferensi bekerja dengan mentransfer ketegangan risiko dan konsekuensi dari pihak lain. Namun, ini dapat menghadirkan kelemahannya sendiri, dan ketika sebuah organisasi menerapkan strategi mitigasi risiko ini, itu harus dengan cara yang dapat diterima oleh semua pihak yang terlibat. Contoh berikut menunjukkan bagaimana dan kapan strategi transferensi digunakan untuk mitigasi risiko.

Transferensi untuk kinerja

Jika, misalnya, tim produksi telah membangun produk baru, tetapi hasilnya menunjukkan cacat. Cacat mungkin tidak secara langsung disebabkan oleh masalah dalam produksi, melainkan disebabkan oleh masalah dengan bahan yang dibeli dari vendor luar.

Perusahaan produk dapat memilih untuk menanggung konsekuensinya dan bergerak maju dengan strategi penyelesaian—seperti penarikan kembali produk—atau perusahaan dapat mengalihkan konsekuensinya kepada vendor luar yang bertanggung jawab untuk menyediakan bahan produk dengan meminta vendor menutup biaya yang terkait dengan cacat produk. .

Transfer untuk penjadwalan

Terkadang sebuah proyek membutuhkan waktu lebih lama untuk diselesaikan, dan meskipun ini merupakan risiko itu sendiri, strategi transferensi dapat digunakan untuk mengalihkan beban keterlambatan jadwal kepada anggota tim yang bertanggung jawab atas manajemen waktu, daripada perusahaan secara keseluruhan. Dengan konsekuensi yang ditransfer ke anggota tim yang bertanggung jawab untuk penjadwalan, tim produksi, tim desain, atau lainnya dapat fokus untuk menyelesaikan sisa tugas mereka.

Transfer untuk biaya

Pengalihan konsekuensi mengenai biaya dapat mencakup meminta akuntan dan penasihat keuangan bertanggung jawab atas masalah dalam penganggaran. Misalnya, konsekuensi untuk proyek yang melampaui anggaran dapat mencakup biaya produksi yang lebih tinggi dan pendanaan untuk bahan. Jika konsekuensi dialihkan ke tim keuangan yang bertanggung jawab untuk melacak anggaran, manajer produksi dan anggota tim dapat fokus pada tanggung jawab mereka sementara tim keuangan mengambil tindakan untuk memperbaiki masalah biaya.

Awasi dan pantau risiko

Memantau proyek untuk risiko dan konsekuensi melibatkan pengawasan dan pengidentifikasian setiap perubahan yang dapat memengaruhi dampak risiko. Tim produksi mungkin menggunakan strategi ini sebagai bagian dari rencana tinjauan proyek standar. Biaya, penjadwalan dan kinerja atau produktivitas adalah semua aspek proyek yang dapat dipantau untuk risiko yang mungkin muncul selama penyelesaian proyek. Contoh berikut mengilustrasikan cara untuk memantau dan mengevaluasi risiko dan konsekuensi yang dapat berdampak pada penyelesaian proyek.

Biaya pemantauan

Tim keuangan atau komite anggaran dapat mengevaluasi dan memantau risiko terhadap biaya dengan membuat laporan rutin untuk menguraikan setiap pengeluaran perusahaan. Strategi ini bekerja dengan memungkinkan tim untuk terus menilai anggaran dan mengubah rencana biaya apa pun yang sesuai.

Jadwal pemantauan

Memantau jadwal proyek dapat mencakup pembaruan mingguan untuk mengevaluasi tugas setiap anggota tim dan berapa lama waktu yang dibutuhkan mereka untuk menyelesaikan setiap tugas. Tim kemudian dapat menilai kembali dan melacak masalah apa pun yang dapat membuat proyek terlambat dari jadwal. Perangkat lunak komputer, seperti kalender dan alat manajemen proyek, dapat membantu memantau dan mengevaluasi manajemen waktu dan jadwal proyek.

Memantau kinerja

Memantau kinerja produk, anggota tim, dan sumber daya yang digunakan untuk menyelesaikan proyek adalah contoh cara untuk menerapkan pemantauan kinerja. Mengevaluasi dan menilai berbagai aspek kinerja perusahaan dapat membantu mengurangi risiko penurunan kinerja, dan alat seperti perangkat lunak produktivitas dapat membantu melacak dan mengevaluasi proses kinerja dalam proyek. Kinerja karyawan dapat dipantau dengan merencanakan dan menerapkan evaluasi kinerja secara berkala dan kinerja produk dapat dipantau dengan pengujian dan peninjauan produk yang berkelanjutan.