Apa itu sistem manajemen konten?

Sistem manajemen konten (CMS) adalah aplikasi perangkat lunak yang mengotomatiskan tugas sebelum dan sesudah menerbitkan konten online. Ini membantu penulis konten dan pengembang web memberikan konten yang diformat dengan baik dan dipoles serta menyimpan dan mengambil aset digital penting. Jika Anda ingin menjadi penulis konten atau pengembang web, mempelajari penggunaan CMS dapat bermanfaat. Dalam artikel ini, kami memeriksa apa itu sistem manajemen konten, fitur apa yang biasanya mereka miliki, fungsi apa yang mereka lakukan, dan berbagai jenis CMS.

Apa itu sistem manajemen konten?

Sistem manajemen konten (CMS) adalah program perangkat lunak atau serangkaian program yang memungkinkan Anda untuk mengatur sejumlah besar konten digital dari berbagai sumber. Konten digital dalam CMS dapat mencakup posting blog, siaran pers, panduan, atau manual pengguna yang dapat dipublikasikan oleh bisnis di situs web, aplikasi seluler, portal bisnis, dan platform media sosial. Ini menyediakan antarmuka tunggal di mana banyak pengguna dapat menambahkan, mengedit, atau menghapus konten secara terstruktur. Sebuah CMS biasanya memiliki dua komponen utama:

Aplikasi manajemen konten: Aplikasi manajemen konten (CMA) adalah antarmuka pengguna yang memungkinkan individu untuk memodifikasi konten untuk halaman web. Kemudahan penggunaan CMA mengurangi kebutuhan spesialis.

Aplikasi pengiriman konten: Aplikasi pengiriman konten (CDA) menerapkan perubahan pengguna ke halaman web.

Apa yang dilakukan sistem manajemen konten?

Sebuah CMS menyederhanakan langkah-langkah yang terlibat dalam membangun sebuah situs web. Ini membantu perancang situs web dan pengelola konten memberikan konten berkualitas tinggi untuk berbagai saluran dan platform digital. Ini juga menyediakan analitik tentang dampak konten dan staf manajemen dapat menggunakan informasi ini untuk memahami perilaku pengguna. Fungsi utama CMS meliputi:

• Membuat, mengedit, dan menerbitkan konten secara efisien
• Memformat konten yang cocok untuk beberapa saluran seperti situs web dan aplikasi seluler
• Menyimpan dan mengambil aset seperti gambar dan video
• Membuat kontrol akses untuk banyak pengguna seperti penulis, desainer, editor, dan manajer
• Membuat komponen konten yang dapat digunakan kembali untuk fitur umum dan berulang
• Mengintegrasikan dengan sistem lain seperti CRM atau sistem e-commerce
• Menyiapkan alur kerja konten untuk persetujuan yang diperlukan sebelum dipublikasikan
• Menyiapkan proses peninjauan konten
• Melaporkan lalu lintas situs web, analitik SEO, dan perilaku pengguna

Apa berbagai jenis sistem manajemen konten?

Manajemen konten dapat terdiri dari banyak jenis berdasarkan fungsi, tujuan, tingkat kontrol, dan tingkat kemampuannya untuk melacak dan mengelola konten. Sementara beberapa CMS hanya mengelola konten untuk halaman web, beberapa dapat membantu membuat dan mengelola berbagai jenis konten digital. Beberapa kategori CMS yang menonjol meliputi:

Sistem manajemen konten web (WCMS)

Sistem manajemen konten web (WCMS) adalah aplikasi yang membuat, menyimpan, mengelola, dan menerbitkan konten untuk halaman web. Konten dapat mencakup file teks, grafik, audio atau video. Ini menyimpan konten, metadata, dan aset dalam database dan menggunakan bahasa seperti XML atau .Net untuk merakit konten. Pengguna dapat mengedit konten situs web atau halaman web dari browser web dan juga mengontrol bagian tata letak. WCMS dapat mengelola konten halaman web untuk karyawan, mitra bisnis, kontraktor pihak ketiga, atau publik. Ada tiga jenis WCMS:

• CMS sumber terbuka: Seorang pengguna dapat menggunakan atau mengunduh perangkat lunak sumber terbuka tanpa biaya.
• CMS Komersial: Perusahaan membuat CMS setelah memperoleh lisensi untuk menjual perangkat lunak CMS komersial, yang mungkin lebih cepat dan siap pakai.
• CMS Khusus: Sangat ideal bagi bisnis untuk membuat CMS yang dibuat khusus yang sesuai dengan persyaratan konten mereka. Bergantung pada kebutuhan spesifik, bisnis dapat berinvestasi untuk membuat CMS mereka sendiri, yang sesuai dengan praktik bisnis dan industri mereka.

Sistem manajemen konten komponen (CCMS)

Sebuah sistem manajemen konten komponen (CCMS) adalah jenis CMS yang memecah dan mengelola konten pada tingkat granular. Komponen adalah bagian dari konten terstruktur dengan panjang berapa pun dan dapat berupa kata, paragraf, serangkaian paragraf, gambar, atau video. CCMS adalah sistem sumber tunggal yang memusatkan proses pembuatan konten. Pengguna dapat memindahkan atau mengatur ulang komponen yang sudah ada di CCMS. Mereka dapat menyelesaikan penulisan, peninjauan, pengeditan, dan penerbitan dari satu sistem. Keuntungan CCMS adalah memungkinkan penggunaan kembali konten, pelacakan, dan penerbitan multi-saluran.

Perangkat lunak manajemen aset digital (DAM)

Perangkat lunak manajemen aset digital (DAM) memungkinkan pengguna untuk mengunggah, mengurutkan, membagikan, dan melacak aset digital milik bisnis. Aset digital mencakup gambar, foto, video, cetak biru, draf, spreadsheet, presentasi, dan dokumen. Sebuah bisnis menggunakan aset ini untuk mempengaruhi perilaku pembelian dan untuk membangun citra dan kesadaran merek. DAM memberi pengguna dari berbagai departemen dan unit bisnis akses terkontrol ke aset digital, konten, dan alur kerja. Pengguna dapat membuat, mengimpor, mengedit, atau mengarsipkan konten lama, mengidentifikasi pengguna, menetapkan peran dan kontrol, menentukan proses alur kerja, dan mempersonalisasi konten. Mereka dapat menjadwalkan pencadangan berkala untuk menjaga aset tetap aman.

Sistem manajemen konten perusahaan (ECM)

Sistem manajemen konten perusahaan mengelola konten sepanjang siklus hidupnya mulai dari pembuatan ide hingga penerbitan. Ini membantu menyimpan, mengarsipkan, dan mengelola data tidak terstruktur seperti email, laporan, dan dokumen resmi. Bisnis dapat mengambil informasi untuk membuat dan menyampaikan konten yang tepat kepada pemberi kerja dan pemangku kepentingan lainnya. ECM mendorong digitalisasi, mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik dan membantu menyederhanakan dan merampingkan pekerjaan. Ini dapat membantu dalam mengatur dan mengelola dokumentasi bisnis dan proses yang penting. Perangkat lunak ECM biasanya memiliki fitur bawaan yang membantu organisasi memenuhi pedoman peraturan. Hal ini dapat mengurangi risiko terkait hukum dan kepatuhan.

Fitur Sistem Manajemen Konten

Tujuan utama dari sistem manajemen konten adalah untuk menyederhanakan proses produksi konten dan mencapai tujuan organisasi secara efisien. Fitur CMS membantu mengoptimalkan maksud dan tujuannya. Agar paling efektif, CMS biasanya memiliki fitur berikut:

Optimisasi mesin pencari (SEO)

Mesin pencari beroperasi pada algoritme untuk memastikan bahwa pencarian web mengembalikan halaman yang paling relevan. Untuk memanfaatkan SEO, CMS menggunakan kata kunci, kode, dan deskripsi meta untuk meningkatkan kemungkinan halaman organisasi muncul dalam pencarian kata kunci. Itu juga dapat menarik pembaca melalui pencarian gambar, video, atau konten interaktif. SEO adalah fitur yang sangat diperlukan dari setiap CMS karena membantu menafsirkan dan mengindeks konten untuk mengarahkan halaman web yang relevan ke pengguna akhir.

Analitik

Penting untuk mengetahui detail tentang siapa yang mengunjungi halaman web Anda, kapan mereka mengunjunginya, dan untuk alasan apa. Informasi ini memungkinkan Anda untuk menargetkan pembaca yang tepat. Dengan analisis CMS, Anda dapat mengetahui informasi demografis pengunjung, teknologi yang mereka gunakan, interval lalu lintas web puncak, dan konten paling populer. Dengan informasi ini, perusahaan dapat mengembangkan konten yang kemungkinan besar akan meningkatkan lalu lintas ke situs web mereka.

Keserbagunaan

Anda dapat menggunakan sistem manajemen konten untuk memproses konten untuk berbagai publikasi. Sebuah bisnis dapat merancang halaman web dengan satu halaman arahan dan beberapa sub-halaman. Perusahaan lain mungkin menginginkan blog, halaman untuk item berita, dan bagian untuk dokumen yang disematkan. CMS dapat menawarkan beberapa opsi penggunaan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Alur kerja

Bergantung pada ukuran perusahaan, CMS mereka dapat memiliki banyak pengguna, masing-masing dengan peran yang berbeda. CMS dengan alur kerja yang terstruktur dengan baik memberikan tugas dan tanggung jawab, dan melacak urutan prioritasnya. Alur kerja memastikan akuntabilitas karena menjadi perlu bagi pengguna untuk menyelesaikan tugas mereka, untuk pengguna berikutnya untuk memulai tugas mereka.

Izin

Tingkat izin dalam CMS dapat berkaitan dengan penulis, editor, penerbit, dan administrator. Masing-masing peran ini dapat memiliki tingkat izin yang berbeda untuk bekerja dengan konten dalam CMS. Misalnya, Anda dapat mengatur izin sedemikian rupa sehingga penulis hanya dapat membuat konten, sementara administrator menambah dan menghapus konten, menetapkan peran, mengakses data analitis, dan membuat laporan.

Kontrol versi

Dengan banyaknya pengguna yang menggunakan CMS, ada kemungkinan pengguna dapat memodifikasi, menambah, atau menghapus konten secara tidak sengaja. CMS biasanya memungkinkan Anda untuk memulihkan versi konten atau situs Anda sebelumnya. Kontrol versi juga berguna karena memungkinkan Anda membuat konten sementara yang dapat Anda hapus tanpa membangun kembali situs asli Anda.

Keamanan

Keamanan penting untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan informasi perusahaan dan data pelanggan. Hal ini terutama diperlukan bagi perusahaan yang melakukan transaksi keuangan secara online. CMS dengan keamanan yang kuat memastikan keamanan individu atau kelompok yang terlibat dengan situs perusahaan Anda.

Dukungan IT

Meskipun CMS mengurangi persyaratan perekrutan untuk pembuat kode, bisnis mungkin memerlukan profesional IT untuk bantuan teknis. CMS biasanya dapat memberikan dukungan IT untuk tugas-tugas yang mungkin tidak familiar bagi para profesional. Misalnya, dukungan IT dapat memberikan arahan yang tepat untuk menggunakan fitur sisipkan gambar jika Anda kesulitan menyematkan gambar.