Inspirasi

Menjaga Meeting Tetap Efektif

Setiap perusahaan pasti mempunyai jadwal meeting entah meeting mingguan, bulanan, semester, atau tahunan yang membahas rencana atau evaluasi dari hasil kerja yang sudah dilakukan oleh setiap divisi perusahaan. Namun meeting yang diadakan seringkali tidak efektif, karena tidak adanya jadwal yang jelas mulai dari pokok bahasan sampai pada waktu meetingnya, karena tidak memiliki jadwal yang jelas maka sebuah meeting yang bisa diselesaikan dalam waktu satu jam, menjadi dua atau tiga jam dan hal ini tentu saja mengurangi produktifitas kerja.

Sebuah rapat harus memiliki jadwal dan pokok bahasan yang jelas dan tentu saja hal ini tidak bisa dilakukan dalam waktu yang mendadak (kecuali rapat khusus). Semua pokok bahasan harus diberitahukan kepada pihak – pihak terkait dan pihak terkait harus mempersiapkan bahan pembahasan secara detail sehingga ketika meeting dimulai semua pembahasan akan jelas dan terjadwal dengan baik.

Baca juga:  Cara menjadi morning person

Untuk menjaga agar setiap meeting tetap efektif, kerjayuk.com memiliki beberapa tips seperti :

Gunakan notulen rapat

Gunakan notulen rapat untuk mencatat poin – poin penting yang sudah dibicarakan pada rapat. Notulen berfungsi untuk mereview kembali hasil meeting yang sudah dibicarakan kepada para peserta sebelum meeting ditutup oleh pemimpin rapat, selain itu notulen juga dapat digunakan sebagai reminder pada rapat berikutnya untuk mengevaluasi apakah hasil kerja yang sudah dilakukan memenuhi target atau tidak.

Pokok pembahasan harus jelas

Poin ini merupakan hal yang sangat penting karena setiap meeting harus memiliki pokok pembahasan yang jelas. Jangan pernah mengadakan rapat tanpa adanya pokok pembahasan yang jelas, sebab jika Anda tidak memiliki pokok pembahasan yang jelas maka meeting tersebut akan menjadi tidak fokus bahkan bisa berubah menjadi ajang “ngobrol” yang tidak jelas arahnya oleh karena itu siapkan semua materinya sebelum memulai meeting supaya meeting Anda menjadi fokus.

Baca juga:  5 Cara untuk menjadi pendengar yang baik

Batasi waktu meeting

Tentukan seberapa lama waktu yang akan Anda gunakan untuk rapat, pembatasan ini sangat penting sekali untuk dilakukan supaya masing – masing peserta sadar bahwa pembicaraan pokok bahasan harus dilakukan dengan efektif sehingga tidak ada waktu yang terbuang sia – sia hanya untuk pembicaraan yang tidak jelas. Batasi waktu meeting sekitar satu atau dua jam saja, jangan terlalu lama karena peserta bisa menjadi bosan dan akhirnya rapat tidak bisa dilakukan dengan efektif. Bila memang meeting yang dilakukan membutuhkan waktu yang lama (lebih dari dua jam), lebih baik meeting tersebut dipecah menjadi dua atau tiga kali supaya peserta tidak bosan dan kembali fokus ketika meeting dilakukan.

Batasi waktu presentasi

Jika meeting yang diadakan melibatkan beberapa orang untuk melakukan presentasi maka batasi waktu presentasi mereka supaya pembicara tidak berbelit – belit dan langsung membicarakan topik pembahasan sehingga waktu yang digunakan menjadi lebih efektif. Berikan waktu yang cukup kepada pembicara (jangan terlalu cepat atau lama) untuk membahas topik pembahasannya supaya inti dari pokok pembahasan tersebut dapat disampaikan oleh pembicara dengan jelas karena jika Anda tidak memberikan waktu yang cukup untuk pembicara, bisa – bisa Anda tidak mengerti apa yang ingin disampaikan oleh pembicara.

Baca juga:  6 Cara untuk memastikan setiap meeting produktif

Review hasil meeting

Sebelum ditutup, review kembali semua pokok pembahasan yang sudah dibahas, gunakan notulen untuk mereview kembali inti pembicaraan pada meeting yang Anda adakan dan pastikan semua peserta memahami hasil rapat yang sudah dibicarakan. Jika perlu, cetak dan bagikan hasil rapat kepada semua peserta sebagai reminder pada saat mereka bekerja atau pada rapat berikutnya untuk evaluasi.

Tags

Fill Gunawan

Dia adalah seorang web developer yang sudah berkecimpung selama kurang lebih 7 tahun dalam industri kreatif, dia juga merupakan founder situs kerjayuk.com. Saat ini dia bekerja di sebuah perusahaan startup dan mulai merintis usaha di industri kreatif.

Related Articles

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *