Cara mengurangi gangguan dan meningkatkan produktivitas

Dalam bukunya No B.S. Time Management for Entrepreneurs, pelatih bisnis dan konsultan, Dan Kennedy mengungkapkan langkah-langkah untuk memanfaatkan hari-hari Anda yang penuh tekanan dan padat sehingga Anda dapat mengubah waktu menjadi uang. Dalam kutipan yang diedit ini, penulis menjelaskan lima cara untuk membuat orang berhenti membuang-buang waktu sehingga Anda bisa menyelesaikan lebih banyak pekerjaan.

Jika Anda ingin mencapai produktivitas yang tinggi, berikut adalah lima cara mengatur waktu yang harus Anda gunakan:

Membatasi akses

Cara pertama Anda adalah tidak mudah mengakses diri Anda. Beberapa pengusaha berpikir bahwa mereka harus memberikan contoh kepemimpinan dengan menjadi orang pertama di kantor dan menjadi orang terakhir yang pulang. Kepemimpinan bukanlah tentang mengungguli semua orang.

Saya mengetahui dengan seringnya saya bepergian, orang-orang saya berfungsi sama baiknya dengan ketika saya sebagai pemimpin tidak hadir bersama mereka dengan ketika saya berada di kantor. Ketika saya berada dalam perjalanan dan tidak dapat diakses, mereka menangani 80 persen semuanya sendiri, dan sebagian besar pekerjaan dilakukan dengan hasil yang memuaskan. Dan mereka bertanya kepada saya tentang 20 persen lainnya dengan cepat dan efisien.

Karena saya melihat mereka dapat bekerja dengan baik tanpa ada saya di kantor, maka saya berhenti untuk pergi ke kantor. Saya lebih sering bekerja di rumah tanpa mengalami gangguan yang berarti. Dan banyak klien saya yang meniru cara kerja saya dan mereka terkejut betapa jauh lebih produktifnya mereka dibandingkan ketika mereka harus bekerja di kantor.

Jika Anda akan berada di kantor bersama staf Anda yang lain, maka penting bagi Anda untuk memiliki kebijakan pintu tertutup. Anda perlu memberitahukan kepada setiap staff bahwa ketika pintu ruangan Anda tertutup, itu berarti bahwa Anda sedang tidak ingin diganggu oleh siapa pun.

Jangan menjawab telepon

Ponsel adalah musuh terbesar produktivitas. Orang-orang entah bagaimana berpikir bahwa mereka harus menanggapi telepon ketika telepon mereka berdering dan percaya bahwa Anda harus menjawabnya. Perlu Anda ketahui bahwa tidak masalah untuk menjawab panggilan telepon untuk satu atau dua jam ke depan.

Tak seorang pun harus langsung menjawab panggilan masuk. Jika Anda menerima panggilan masuk saat telepon Anda berdering, maka Anda akan terus-menerus berhenti mengerjakan tugas yang prioritasnya sudah jelas demi sesuatu atau seseorang yang prioritasnya tidak jelas. Dan pada akhirnya, Anda akan lelah, tetapi Anda tidak bisa melakukan sebagian besar pekerjaan yang ingin Anda lakukan.

Jika Anda setuju dengan strategi membatasi dan mengontrol akses, Anda memerlukan sistem penyaringan yang baik. Jika Anda memiliki resepsionis atau sekretaris, itu merupakan hal yang terbaik. Jika tidak, gunakan pesan suara. Beri resepsionis atau sekretaris Anda daftar VIP yang terus diperbarui dari orang-orang dimana Anda bersedia menerima panggilan masuk yang mendesak. Ini mencegah Anda dari panggilan yang mungkin sedang Anda tunggu, dan memungkinkan asisten Anda untuk menyaring semua panggilan lain dengan sangat percaya diri.

Bertahan pada email, teks dan faks

Apa tujuan dari semua ini—faks, email, SMS, telepon seluler? Anda mungkin berpikir itu seharusnya membuat akses ke Anda oleh orang lain menjadi lebih mudah, lebih cepat dan lebih murah. Tidak begitu. Satu-satunya tujuan yang benar adalah agar alat-alat ini digunakan oleh Anda dengan tujuan untuk meningkatkan produktivitas Anda dan memungkinkan Anda untuk meningkatkan penghasilan Anda.

Jika Anda melatih pelanggan, rekan kerja, karyawan, vendor, dan orang lain untuk berkomunikasi dengan Anda tidak lebih sering dari beberapa kali yang disepakati per hari atau minggu, itu merupakan keuntungan dalam produktivitas yang sangat besar. Ini mengakhiri jumlah panggilan telepon, mengurangi beban panggilan kembali Anda, memberikan informasi kepada Anda dengan cara yang lebih terorganisir, dan memungkinkan Anda menangani hal ini dengan kecepatan yang lebih baik dalam prioritas yang sudah Anda tetapkan, sesuai keinginan Anda.

Terakhir, membatasi teks. Ini merupakan komunikasi hit ‘n run yang terburuk. Orang-orang bisa mengirim teks seperti “Kesepakatan kontrak dengan perusahaan ABCD telah tiba. Kapan kira-kira Anda bisa berdiskusi?. ” Pada saat Anda sedang rapat atau baru tiba dari suatu penerbangan, cobalah untuk menahan diri dengan tidak melihat pesan tersebut dan langsung merespon secara real time (via telepon lebih baik) setelah semua pekerjaan Anda sudah Anda selesaikan.

Dari hal ini sampailah pada kesimpulan Anda sendiri tentang alat-alat seperti: faks, email, teks, ponsel. Jadilah tuan dari alat-alat ini dan bukannya malah menjadi budak dari alat-alat ini sehingga membuat waktu dan produktivitas Anda menjadi berkurang.

Atur waktu Anda

Hampir 100 persen dari panggilan telepon saya sendiri terjadi oleh janji yang telah ditetapkan dengan waktu mulai dan berakhir. Tetapi jika Anda menerima panggilan masuk, saat Anda menelepon seseorang, sebaiknya atur waktu keluar terlebih dahulu. Misalnya, saya akan mengatakan: Tom, saya memiliki panggilan konferensi yang dimulai hanya dalam 15 menit, tetapi saya ingin menerima telepon Anda—saya harap itu akan menjadi waktu yang cukup untuk diskusi kita. Apakah Anda setuju—atau haruskah kita mengatur kembali waktu telepon kita?

Ketika seseorang “mampir” dan Anda memutuskan untuk melihatnya, ada baiknya untuk mengatur waktu keluar terlebih dahulu:

Bob, hari-hari ini sulit bagi saya untuk melihat pengunjung yang datang, tetapi senang melihat Anda. Kami hanya punya waktu setengah jam, karena saya memiliki panggilan konferensi penting yang ditetapkan untuk 4:00 sore. Tidak masalah, kan?

Anda mungkin tidak akan mendapatkan penghargaan apa pun dengan bersosialisasi, tetapi Anda akan memiliki percakapan dan pertemuan telepon yang lebih singkat dan lebih terarah. Penelepon secara bertahap akan belajar untuk menelepon dulu dan mengatur janji telepon, atau setidaknya untuk mempersiapkan diri dalam membahas topik tertentu sehingga menjadi efisien saat menelepon.

Menjadi sibuk

Jelas orang sibuk akan terganggu lebih sedikit daripada orang tidak sibuk. Sama seperti pencuri yang melewatkan beberapa rumah untuk mencari target yang paling mudah dan paling aman, mereka yang mencuri waktu dengan mengganggu orang lain cenderung menjelajahi kantor untuk mencari peluang terbaik dan target termudah. Jika Anda sedang duduk di meja Anda dan tampak santai, maka Anda akan menjadi target mereka. Saat Anda terlihat oleh orang lain, maka cara yang terbaik untuk terhindar dari hal tersebut adalah dengan terlihat sibuk.