Apa itu komunikasi internal dan mengapa hal itu penting?

43 8 minutes read

Apa itu komunikasi internal?

Mari kita lihat contoh sederhana – sebuah keluarga beranggotakan lima orang. Seorang ibu ingin menyiapkan makan malam dan menelepon ke rumah untuk memberitahu putrinya untuk mengambil bahan-bahan dari lemari es. Namun, kurangnya kejelasan dalam komunikasi mengakibatkan putrinya harus membuat tebakan yang “pintar”. Sayangnya, tebakan itu salah, dan makan malamnya berantakan.

Miskomunikasi dapat dengan mudah terjadi dalam kehidupan pribadi kita. Efeknya akan lebih mendalam ketika itu terjadi di antara anggota tim dalam suatu organisasi.

Komunikasi internal adalah bagaimana orang-orang dalam suatu kelompok berkomunikasi satu sama lain atau bagaimana tingkat yang berbeda dalam organisasi yang sama bertukar informasi. Ini semua tentang memiliki arus informasi yang efektif, baik ke atas maupun ke bawah dalam rantai manajemen dan karyawan. Ini juga berlaku secara horizontal di antara karyawan yang bekerja dalam kelompok untuk proyek tertentu.

Komunikasi internal bekerja paling baik bila merupakan upaya interdisipliner di semua departemen dalam organisasi. Tergantung pada organisasi itu sendiri, ruang lingkup dan strategi dapat berbeda. Namun, betapapun berbedanya, mereka semua bertumpu pada tujuan yang sama – koherensi, struktur, dan koordinasi di antara semua karyawan.

Jenis komunikasi internal

Apalagi dengan pandemi yang masih membayangi kita, banyak yang beralih bekerja dari jarak jauh. Dengan demikian, ini menjelaskan kebutuhan akan saluran komunikasi yang berbeda. Jadi baik itu bekerja secara fisik di kantor atau dari jarak jauh, Anda dapat menerapkan berbagai teknik komunikasi internal untuk membantu melengkapi pekerjaan yang ada.

Intranet adalah salah satu platform paling populer yang digunakan di sebagian besar organisasi. Banyak perusahaan mengandalkan intranet mereka untuk menyebarkan informasi kepada karyawan mereka. Kadang-kadang dilihat sebagai pusat satu atap bagi karyawan untuk mendapatkan informasi yang sah tentang perusahaan.

Jenis komunikasi internal:

Tim manajemen – hanya memberikan informasi yang akurat (strategi, rencana, hasil perusahaan, informasi internal dan eksternal) kepada karyawan.
Tim – di antara anggota tim yang bekerja bersama dalam proyek yang sama.
Individu – pengarahan tatap muka tentang tugas-tugas tertentu.
Rekan – berbagi informal antar rekan kerja.

Saluran komunikasi internal dapat mencakup:

Verbal – penyampaian informasi dari mulut ke mulut (panggilan telepon, panggilan video)
Elektronik – intranet, email, media sosial, pesan
Kertas – menggunakan kertas tertulis, dokumen, poster, dll.

Mengapa memiliki komunikasi internal yang baik itu penting?

Dapatkah Anda membayangkan sebuah perusahaan di mana karyawannya tidak berkomunikasi? Selain memiliki budaya yang membosankan dan zombified, apakah Anda melihat masa depan yang menjanjikan untuk perusahaan itu? Jawabannya adalah “Tidak.” Sebagaimana dijelaskan, komunikasi internal adalah tentang berbagi informasi yang relevan dan bermakna sehingga setiap orang dapat melakukan pekerjaannya masing-masing dengan baik.

Meskipun ada hambatan untuk mencapai komunikasi internal yang baik, Anda tetap perlu menginvestasikan waktu untuk memiliki komunikasi internal yang baik, karena manfaat yang akan Anda peroleh sangat banyak:

Meningkatkan keterlibatan dan motivasi karyawan

Aspek fisik, kognitif, dan emosional seseorang akan mempengaruhi keterlibatan karyawan mereka. Dengan demikian, ini memiliki dampak langsung pada bidang-bidang penting seperti pergantian karyawan, produktivitas, dan profitabilitas.

Ingatlah bahwa ada perbedaan besar antara pengumuman top-down yang tidak efektif dan membosankan dengan percakapan interaktif yang dipikirkan dengan matang yang benar-benar penting. Mendorong karyawan untuk berbagi ide dan pendapat membuat mereka merasa dihargai dan layak. Ini secara otomatis mempromosikan keterlibatan.

Menampilkan kejelasan

Sering kali, pemilik bisnis hanya berfokus pada menghasilkan uang. Bagaimanapun, ini adalah alasan utama kolaborasi Anda membangun bisnis. Namun, Anda tidak dapat mengabaikan menjelaskan tujuan dan sasaran organisasi Anda kepada karyawan.

Sangat disayangkan bahwa banyak karyawan tidak menyadari latar belakang, sejarah, tujuan, dan nilai-nilainya. Hal ini dapat menyebabkan ketidakharmonisan dan karyawan bekerja tidak sinkron satu sama lain. Hal ini sering menimbulkan hambatan, menyebabkan ketidakpuasan di antara mereka dan menghambat produktivitas mereka.

Dengan demikian, organisasi perlu menyediakan platform (intranet perusahaan) bagi karyawan untuk belajar dan memperoleh informasi penting tersebut dan bagi karyawan untuk mengajukan pertanyaan dan memberikan umpan balik. Ini adalah cara terbaik untuk melibatkan karyawan.

Jaga agar orang-orang Anda tetap terhubung

Ini mungkin salah satu alasan paling jelas mengapa memiliki komunikasi internal itu penting. Mendidik karyawan tentang tujuan dan nilai-nilai organisasi adalah satu hal, tetapi menjaga karyawan Anda diperbarui secara konsisten adalah masalah lain sama sekali.

Mari kita hadapi itu – tidak ada yang suka berada dalam kegelapan sepanjang waktu. Memberi tahu orang-orang Anda secara teratur tentang apa yang terjadi di organisasi, termasuk acara mendatang, perubahan kebijakan, perubahan jumlah karyawan, kesehatan bisnis secara keseluruhan, dan lainnya, membuat mereka merasa dihargai.

Memiliki komunikasi internal yang baik sangat penting untuk membuat semua orang mendapat informasi dan menyadari apa yang terjadi di semua tingkat organisasi. Anda dapat melakukannya melalui signage digital sederhana di tempat-tempat strategis di perusahaan. Ini adalah layar digital yang menampilkan informasi penting yang diperbarui di tempat-tempat yang sering dikunjungi karyawan Anda.

Miliki bagian di intranet perusahaan Anda tentang “Pembaruan Terbaru.” Karyawan Anda akan menantikan bagian ini setiap hari. Anda ingin karyawan Anda merasa diberdayakan untuk lebih terlibat dan berinvestasi dalam gambaran yang lebih besar.

Memberikan jaminan kepada orang-orang Anda di tengah krisis

Hal-hal tidak selalu keren; bisnis dapat menurun, organisasi dapat melakukan restrukturisasi, pemotongan staf, merger, dan akuisisi. Pada saat-saat seperti itulah memiliki komunikasi internal yang sangat efektif sangat membantu. Suka atau tidak suka, Anda harus menghadapi dan mengatasi setiap percakapan yang sulit dilakukan.

Bersikap jujur dan mengatakannya sambil bersikap lembut sangat penting; hal ini dapat menciptakan suasana keterbukaan dan ketulusan yang dapat membantu organisasi anda apakah saat-saat yang penuh tantangan tersebut. Jangan pernah mengambil pendekatan pengecut, dan lari. Tangani kekhawatiran karyawan Anda secara langsung karena Anda tidak ingin orang-orang Anda menebak-nebak dan berbalik melawan Anda.

Gunakan komunikasi internal Anda untuk menyampaikan resolusi jangka pendek dan jangka panjang bersama dengan rencana manajemen krisis. Tujuannya adalah untuk melindungi moral organisasi dan memastikan kelangsungan bisnis yang sukses bahkan di tengah krisis.

Membina dan membangun kolaborasi yang lebih kuat

Sebuah organisasi hanya sekuat mata rantai terlemahnya. Oleh karena itu, penting untuk membangun tim yang lebih kuat, memelihara setiap karyawan.

Jika informasi tidak dikirimkan secara akurat kepada personel yang tepat, kemungkinan terjadinya miskomunikasi meningkat. Setiap karyawan kemudian akan berfungsi dan beroperasi sendiri.

Ini berbahaya, sangat tidak efektif, dan tidak efisien. Oleh karena itu, komunikasi internal yang efektif dan menyeluruh dalam tim proyek sangat penting untuk membantu kerja tim, dan kolaborasi yang lebih baik. Hal ini dimaksudkan agar setiap anggota tim menjadi ‘well-oiled’ untuk berfungsi secara kohesif, membentuk hubungan kerja yang simbiosis.

Juga, terutama jika anggota tim berada di berbagai lokasi geografis, Anda dapat menggunakan alat konferensi video, dan alat pesan instan untuk membantu memberikan kolaborasi yang lebih baik.

Menargetkan tenaga kerja yang beragam

Sebuah organisasi terdiri dari tenaga kerja dari berbagai tingkatan dengan peran dan tanggung jawab yang berbeda di berbagai departemen. Bagi mereka yang hadir secara global, akan ada berbagai lokasi, bahasa, wilayah yang terlibat. Memiliki komunikasi internal yang baik perlu memenuhi semua ini.

Semua informasi harus dicerna dan dikonsumsi secara tepat sebagaimana mestinya, tergantung pada khalayak yang dituju. Anda dapat menjelajahi alat yang membantu menargetkan berbagai segmen dan grup ini sambil mempertahankan inti pesan di seluruh organisasi.

Satu ukuran tidak cocok untuk semua. Latih penargetan konten yang diterapkan dengan benar sehingga pesan Anda dioptimalkan ke grup yang berbeda untuk memastikan komunikasi beresonansi dengan semua bagian organisasi.

Mengurangi konflik

Orang berbeda dalam banyak hal; ini terlihat dari segudang karakter mereka yang penuh warna. Dengan demikian, bentrokan terjadi, dan konflik menjadi tak terhindarkan di tempat kerja. Kesalahpahaman, miskomunikasi, rasa kurang pengakuan, dan motivasi, adalah penyebab umum konflik internal.

Perselisihan ini bermuara pada komunikasi yang buruk dan tidak efektif. Untuk mengatasi ini, orang perlu berkumpul dan membicarakan berbagai hal untuk menjernihkan suasana; sebuah organisasi dapat mendorong ini dengan memupuk budaya hormat, keragaman, kedewasaan, kesediaan untuk mendengarkan, memungkinkan setiap orang untuk berbicara dan mengatasi masalah segera sebelum luka bernanah.

Meningkatkan transparansi

Sebuah organisasi selalu sarat dengan rumor. Ini karena orang akan menjadi orang; Anda tidak bisa mengendalikan mulut mereka. Komunikasi Grapevine, alias komunikasi informal, terjadi; ini dapat menyebar seperti api ke banyak orang yang mungkin mendistorsi makna sebenarnya dari konten tersebut.

Hal ini dapat mendorong ketidakpuasan karyawan lebih lanjut karena banyaknya kesalahpahaman dan skeptisisme yang menyimpang.

Untuk membantu hal ini, manajemen harus setransparan mungkin. Mereka harus bijaksana ketika memberikan transparansi yang berkualitas, menciptakan lingkungan kerja yang bebas rumor sehingga semua karyawan secara konsisten yakin akan kepercayaan mereka pada organisasi.

Oleh karena itu, karyawan lebih sadar akan fakta dan tidak mudah terganggu oleh komunikasi informal yang tidak akurat.

Kontrol konten pesan, waktu, dan integritas

Anda ingin menerapkan komunikasi internal yang baik untuk mengontrol konten. Anda tidak ingin karyawan Anda mempelajari apa pun tentang perusahaan melalui sumber eksternal. Anda ingin karyawan Anda mendengarnya langsung dari mulut kuda.

Jadi, selalu sediakan berita internal setiap saat, bukan hanya saat krisis terjadi. Manfaatkan forum resmi dan alat jejaring sosial karyawan untuk menyebarkan informasi kepada karyawan Anda untuk menjernihkan suasana jika karyawan mendengar dari sumber eksternal tersebut.

Tempatkan beberapa titik sumber internal dalam operasi sehari-hari Anda yang tersedia bagi karyawan. Ini membantu Anda untuk tetap berada di depan arus masuk informasi yang tidak terkendali yang akan diterima karyawan Anda dari sumber eksternal. Tentu saja, karyawan Anda harus tahu ke mana harus mencari informasi tersebut dan hanya mempercayai sumber internal tersebut saja.

Pertahankan ikatan erat pada pesan Anda alih-alih menyerahkan informasi kepada interpretasi karyawan Anda. Juga, optimalkan waktu pesan. Memiliki urutan yang tepat dari pesan Anda bersama dengan menyebarkannya pada waktu yang paling tepat sangat penting; Anda tidak ingin membingungkan dan membanjiri karyawan Anda.

Dengan demikian, Anda perlu memiliki Prosedur Operasi Standar (SOP) yang sesuai untuk mengakses, menyusun, dan menyetujui pesan.

Pastikan Anda menerapkan langkah-langkah keamanan yang tepat untuk memastikan hanya personel yang tepat dan tepercaya yang memiliki akses yang tepat ke alat tersebut. Anda dapat menjelajahi alat pengelola kata sandi untuk membantu mengelola kata sandi Anda demi keamanan yang lebih baik.

Anda ingin informasi yang tepat disebarluaskan kepada tenaga kerja dengan segera, aman, dan pada saat yang sama, tanpa mengorbankan kualitas.

Perkuat budaya organisasi Anda

Anda dapat menggunakan komunikasi internal Anda untuk membantu mewujudkan budaya organisasi Anda. Lagi pula, semua pesan, pembaruan, dan pengumuman Anda membantu membentuk cara karyawan Anda menafsirkan lanskap budaya organisasi Anda.

Bangun dan pusatkan strategi komunikasi internal Anda dalam budaya organisasi. Tetap konsisten dengan janji merek organisasi Anda dapat menjadi tantangan, tetapi komunikasi internal, jika dilakukan dengan baik, dapat membantu mengurangi tantangan ini dan menghidupkan budaya tempat kerja Anda.

Kesimpulan

Bagaimana kita berkomunikasi dengan orang lain menentukan kualitas hidup kita. Demikian pula, bagaimana karyawan berkomunikasi satu sama lain mempengaruhi kesehatan dan produktivitas organisasi dan bisnisnya. Namun, tidak setiap organisasi mungkin memiliki sumber daya untuk berinvestasi dalam strategi komunikasi internal yang solid.

Namun, Anda tidak dapat mengesampingkan upaya komunikasi internal organisasi Anda. Di atas menjelaskan mengapa. Karena itu, investasikan waktu dan upaya dalam menerapkan strategi komunikasi yang efektif dan bermakna di organisasi Anda. Bagaimanapun, memiliki komunikasi internal yang baik adalah komponen penting untuk memastikan kesehatan dan kesuksesan organisasi Anda.

Apa itu komunikasi internal dan mengapa hal itu penting?