Apa itu piutang usaha dan bagaimana cara kerjanya?

Piutang usaha, pada dasarnya, adalah cara perusahaan menggunakan IOU. Banyak yang telah mendirikan sistem pemeriksaan kredit berpemilik yang bekerja bersama perusahaan pemeriksaan kredit yang mapan untuk mengembangkan sistem piutang yang efisien. Dikombinasikan dengan gerakan baru-baru ini menuju otomatisasi, bahkan perusahaan yang lebih kecil dapat memanfaatkan proses piutang yang lebih efisien. Pada artikel ini, kita akan melihat proses piutang dan bagaimana bisnis menggunakannya.

Apa itu piutang?

Piutang usaha (AR) adalah proses mendapatkan pembayaran untuk jasa atau barang. Istilah ini juga dapat merujuk ke departemen yang bertanggung jawab atas penagihan. Dalam bidang akuntansi, istilah “piutang” berarti bahwa suatu bisnis telah melakukan penjualan, tetapi belum menerima hasil dari penjualan tersebut. Banyak perusahaan mengizinkan pelanggan mereka untuk membeli barang dalam inventaris mereka secara kredit. Item yang dikreditkan ini termasuk dalam judul umum piutang usaha.

Contoh piutang usaha adalah cara perusahaan utilitas beroperasi. Umumnya, perusahaan-perusahaan ini hanya menagih Anda setelah periode di mana Anda menggunakan persediaan mereka. Semua faktur yang belum dibayar yang dikirim ke klien dianggap sebagai piutang.

Perpanjangan kredit kepada pelanggannya oleh bisnis mengatur keberadaan piutang. Piutang usaha bisa jadi merupakan banyak aset perusahaan yang belum terwujud. Biasanya jatuh tempo dalam waktu satu tahun atau kurang sejak klien memulai pembelian. Salah satu cara untuk memikirkan AR untuk non-spesialis adalah sebagai IOU jangka pendek yang diberikan pelanggan kepada bisnis. IOU berlaku untuk periode di mana pelanggan harus melunasi saldo pada akun. Kegagalan untuk melakukannya akan mengakibatkan default.

Cara kerja proses piutang biasa

Proses piutang usaha memungkinkan bisnis untuk menentukan akun mana yang akan jatuh tempo, mana yang terlambat, dan mana yang berhasil dikumpulkan oleh perusahaan. Peran metodologi khusus ini adalah untuk membuat piutang dapat dikelola dan dilacak.

Proses untuk perusahaan besar dan kecil mungkin berbeda, berkat skala arus kas mereka. Perusahaan besar dapat mengatur untuk mempekerjakan tim manajemen kredit sementara perusahaan kecil harus puas dengan analis dan penasihat internal. Selain perbedaan ini, ada empat langkah penting dalam menyiapkan proses piutang usaha:

• Mengembangkan praktik kredit
• Faktur
• Melacak piutang usaha
• Akuntansi untuk piutang usaha

Mengembangkan praktik kredit

Dengan menganalisis klien tertentu, bisnis akan memutuskan apakah mereka tertarik untuk menawarkan jalur kredit kepada mereka. Mereka akan menyiapkan dokumen yang menguraikan syarat dan ketentuan untuk penjualan secara kredit. Perusahaan harus memasukkan dalam dokumen pengungkapan penuh untuk praktik kredit. Seorang pengacara harus memastikan bahwa dokumen dan perjanjian sesuai dengan semua hukum federal yang berlaku. Syarat dan ketentuan cenderung bervariasi dengan skala bisnis juga. Perusahaan yang lebih besar menawarkan periode yang lebih lama bagi pelanggan untuk membayar hutang mereka. Karena arus kas terbatas dari perusahaan kecil, mereka cenderung ingin menutup piutang mereka dalam jangka waktu terbatas dan dengan demikian menawarkan periode pembayaran yang lebih pendek.

Faktur

Bisnis kemudian akan membuat faktur untuk pelanggan. Faktur adalah dokumen yang memberi pelanggan ikhtisar tentang barang-barang yang telah mereka beli, biaya masing-masing barang dan waktu yang diharapkan untuk pembayaran. Faktur biasanya memiliki nomor unik yang dapat digunakan perusahaan untuk referensi atau pengambilan. Sementara di masa lalu, sebagian besar faktur adalah fisik, konsumen saat ini memiliki pilihan untuk faktur fisik atau tanpa kertas dengan faktur elektronik. Bisnis harus berusaha mengirimkan faktur segera setelah pembeli membuat perjanjian pembelian dengan mereka. Semakin lama waktu yang dibutuhkan pelanggan untuk mendapatkan faktur, semakin lama waktu yang mereka butuhkan untuk membayarnya.

Melacak piutang usaha

Peran pelacakan piutang dari pembayaran kredit ini jatuh ke petugas piutang. Petugas piutang usaha memasukkan nilai untuk pembelian, memperbarui buku besar dan membuat faktur untuk pembelian. Selain itu, dengan setiap pembayaran, petugas piutang usaha memperbarui buku besar untuk mencerminkan jumlah baru yang diharapkan akan dibayar oleh klien. Perusahaan yang lebih kecil cenderung menggunakan akuntan profesional untuk mengoperasikan proses piutang usaha mereka. Mereka mungkin tidak memiliki cukup dana untuk menyewa petugas piutang usaha sebagai posisi yang berdiri sendiri. Perusahaan yang lebih besar terkadang memiliki seluruh fasilitas manajemen kredit dengan petugas AR yang ditugaskan ke area yang bertentangan dengan klien individu. Selain itu, perusahaan besar dapat memanfaatkan perangkat lunak canggih dan otomatisasi proses.

Akuntansi untuk piutang usaha

Petugas penagihan perusahaan menentukan tanggal jatuh tempo pembayaran. Setelah bisnis berhasil mengidentifikasi hutang yang belum dibayar, departemen akuntansi melanjutkan dan mencatat penjualan. Rekonsiliasi akun mencakup akuntansi untuk hutang yang belum dibayar, piutang tak tertagih dan pelanggan yang membayar lebih awal.

Bagaimana bisnis menggunakan piutang

Piutang adalah metode fleksibel bagi bisnis untuk mengelola klien istimewa. Terkadang, bisnis mungkin mempertimbangkan untuk menjual barang tertentu kepada klien, tetapi klien tidak dapat membayar barang tersebut sebagai satu transaksi.

Bisnis dapat memutuskan untuk menawarkan pelanggan kesempatan untuk membayar item selama periode tertentu, dengan harapan bahwa pelanggan harus membayar sedikit lebih banyak karena bunga pada akun. Barang yang dibeli dengan rencana pembayaran atau pembelian sewa menarik bagi konsumen yang mengoperasikan sistem penganggaran bulanan. Bisnis menawarkan metode pembayaran ini kepada klien karena memungkinkan mereka untuk menutup penjualan, meskipun ada beberapa risiko yang terlibat.

Terkadang, sebuah bisnis mungkin memiliki pelanggan tetap yang membeli barang selama periode tertentu. Misalnya, sebuah restoran membeli daging sapi dari tukang daging setiap minggu hingga jumlah tertentu. Dalam hal ini, setelah hubungan bisnis terjalin, tukang daging dapat menawarkan pemilik restoran perjanjian sementara. Tukang daging memasok restoran, yang kemudian membayarnya setiap bulan untuk daging sapi yang mereka dapatkan darinya selama periode itu. Dalam hal ini, restoran akan berada di piutang tukang daging.

Piutang adalah bagian penting dari mengukur likuiditas perusahaan. Penilai melihat sejarah piutang usaha perusahaan untuk menentukan berapa banyak aset jangka pendek yang dapat didedikasikan perusahaan dengan aman untuk akuisisi saham atau infrastruktur. Seorang akuntan yang melakukan analisis fundamental bisnis akan melihat seberapa sering bisnis berhasil menagih saldo piutangnya. Hubungan khusus ini disebut sebagai rasio perputaran piutang usaha. Semakin sering bisnis berhasil mengumpulkan, semakin kuat reputasi bisnis tersebut.