10 Tips mengelola anggaran di tempat kerja
Anggaran perusahaan adalah alat penting yang membantu mereka mencapai tujuan dan membuat proyeksi pendapatan. Namun, menghasilkan anggaran hanyalah langkah pertama untuk memastikan perusahaan berhasil. Langkah selanjutnya adalah mengelola anggaran secara efektif. Dalam artikel ini, kami membahas apa itu manajemen anggaran dan memberi Anda daftar tips yang dapat membantu Anda mengelola anggaran perusahaan secara efisien.
Apa itu manajemen anggaran?
Manajemen anggaran adalah tindakan melacak pendapatan dan pengeluaran untuk anggaran masing-masing departemen perusahaan. Manajemen anggaran juga dapat diterapkan pada keuangan perusahaan secara keseluruhan. Dengan melacak pendapatan dan pengeluaran, Anda dapat mengetahui apakah perusahaan Anda menghabiskan terlalu banyak, di mana Anda dapat mengurangi biaya atau jika perusahaan Anda perlu menghasilkan lebih banyak bisnis.
10 tips manajemen anggaran
Berikut adalah daftar 10 tips dan teknik yang dapat Anda gunakan untuk mengelola anggaran Anda di tempat kerja secara efektif:
Pahami tujuan anggaran
Saat membuat dan mengelola anggaran, penting untuk memahami apa tujuan perusahaan untuk anggaran dan keuangannya. Ketika Anda mengetahui proyeksi pendapatan, pengeluaran, dan pendapatan perusahaan, Anda dapat lebih siap untuk memperbaiki masalah atau tantangan apa pun yang mungkin muncul.
Misalnya, jika Anda tahu perusahaan ingin membelanjakan kurang dari $60.000 setahun, tetapi Anda telah membelanjakan $5.000 setiap bulan, Anda tahu bahwa pengeluaran bulanan Anda perlu dikurangi untuk mencapai tujuan perusahaan.
Buat rencana
Cara yang bagus untuk mengelola anggaran setelah memahami tujuannya adalah membuat rencana untuk mencapainya. Cara yang bagus untuk membuat rencana itu adalah dengan menerapkan pos pemeriksaan sepanjang tahun untuk memastikan Anda memenuhi harapan perusahaan.
Misalnya, jika Anda tahu bahwa sebuah perusahaan berharap untuk mencapai pendapatan $ 150.000, Anda dapat mengatur pos pemeriksaan setiap tiga bulan untuk melihat apakah perusahaan telah menghasilkan setidaknya $ 50.000. Jika ya, Anda tahu perusahaan Anda bergerak menuju tujuannya dengan kecepatan yang efektif. Jika belum, Anda mungkin masih punya waktu untuk memperbaiki situasi sebelum tahun fiskal berakhir.
Gunakan spreadsheet
Spreadsheet adalah cara yang baik untuk melacak kebutuhan anggaran Anda. Dengan membuat halaman yang berbeda untuk pendapatan, pengeluaran dan pendapatan dan dengan melacak anggaran per bulan, Anda dapat memahami dan mencatat anggaran Anda dengan lebih efisien.
Misalnya, jika seorang eksekutif ingin mengetahui lebih banyak informasi tentang laporan pendapatan dari tiga bulan lalu, Anda cukup merujuk ke spreadsheet Anda dan membuat laporan dengan cepat.
Diskusikan dengan rekan kerja Anda
Sangat penting ketika membuat anggaran untuk terbuka dengan rekan kerja dan kolega Anda. Dengan berbagi informasi anggaran dengan mereka, mereka akan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang apa yang dapat mereka capai melalui sumber daya yang tersedia bagi mereka.
Misalnya, jika seorang kolega ingin memulai proyek pemasaran untuk meningkatkan jangkauan pelanggan, memiliki pemahaman yang baik tentang anggaran akan membantu mereka mempersiapkan diri. Misalnya, mereka mungkin tahu bahwa perusahaan tidak dapat menyediakan banyak uang untuk proyek tersebut, jadi alih-alih meminta untuk menyewa konsultan luar, mereka mungkin menemukan cara yang lebih kreatif untuk menggunakan sumber daya dan karyawan yang mereka miliki.
Minta bantuan
Tidak apa-apa untuk meminta bantuan dengan penganggaran. Penganggaran bisa jadi menantang, tetapi rekan kerja dan manajer Anda siap membantu Anda. Perusahaan Anda bahkan mungkin lebih suka Anda bertanya tentang hal-hal yang tidak Anda yakini daripada memperbaikinya sendiri.
Misalnya, jika Anda tidak yakin apakah kue ulang tahun yang dibeli manajer Anda untuk setiap anggota staf pada hari ulang tahun mereka harus dianggap sebagai pengeluaran perusahaan atau pribadi, lebih baik bertanya kepada manajer Anda dan mencari tahu jawabannya langsung daripada menebak-nebak.
Cari vendor baru
Jika Anda menemukan bahwa perusahaan Anda mengalami kesulitan dalam memenuhi tujuan pengeluarannya, salah satu cara untuk memecahkan masalah tersebut adalah dengan bernegosiasi dengan vendor saat ini atau mencari vendor baru yang mungkin menjual produk atau barang yang sama kepada Anda dengan biaya lebih rendah.
Misalnya, jika perusahaan Anda menghabiskan total $3.000 untuk kertas setiap bulan, coba lihat apakah pemasok kertas Anda saat ini dapat menjual produk mereka kepada Anda dengan biaya lebih rendah atau mungkin menjual kertas lebih murah kepada Anda. Jika mereka tidak dapat memenuhi tuntutan tersebut, carilah vendor kertas lain. Anda mungkin menemukan vendor yang memenuhi kebutuhan anggaran Anda.
Cari magang
Jika perusahaan Anda mengalami kesulitan mengisi posisi entry-level karena anggaran tidak mampu, pertimbangkan untuk mencari pekerja magang yang ingin mendapatkan pengalaman di industri Anda. Ini bisa menjadi cara yang bagus untuk menghemat uang perusahaan Anda sambil memberikan pelatihan dan keterampilan yang sangat baik kepada mahasiswa.
Misalnya, jika perusahaan Anda membutuhkan lebih banyak spesialis komunikasi tingkat pemula tetapi anggaran tidak mampu membelinya, hubungi universitas atau perguruan tinggi setempat di departemen bisnis dan pemasaran mereka dan lihat apakah ada siswa yang ingin mendapatkan pengalaman di bidang itu.
Pekerjakan bisnis lain
Jika departemen tertentu di perusahaan Anda mengalami kesulitan memenuhi tujuan dan tuntutan mereka, mungkin lebih murah untuk mengontrak bisnis atau perusahaan lain untuk melakukan beberapa tugas mereka untuk mereka. Ini dapat membantu mengurangi pengeluaran perusahaan Anda sekaligus menghemat waktu.
Misalnya, jika tim pemasaran perusahaan Anda mengalami masalah dalam membuat iklan untuk semua kampanye mereka yang sedang berlangsung, mungkin akan lebih mudah untuk mengontrak perusahaan pemasaran lain untuk menyelesaikan sendiri beberapa iklan ini. Ini dapat mengurangi beban kerja bagi karyawan Anda dan menghasilkan lebih banyak pemasaran bagi perusahaan.
Periksa anggaran setiap bulan
Di antara pos pemeriksaan, penting untuk meninjau anggaran setiap bulan. Dengan melakukannya, Anda dapat memahami bagaimana pengeluaran bulanan Anda memengaruhi sasaran anggaran tahunan dan jika angka yang buruk dalam satu bulan disebabkan oleh masalah yang terisolasi atau masalah yang berulang.
Misalnya, jika Anda tahu bahwa bulan ini pengeluaran perusahaan melebihi anggaran $2.000, Anda dapat memeriksa untuk melihat di mana pengeluaran tambahan mungkin terjadi dan memprediksi secara akurat apakah bulan depan akan sama dan bagaimana cara menghindarinya.
Ikuti kelas pembiayaan
Jika Anda ingin melanjutkan pendidikan dan pelatihan dalam penganggaran untuk melakukan pekerjaan Anda lebih efisien, ada juga kelas pendek yang mungkin Anda temukan di perguruan tinggi atau universitas setempat. Beberapa dari kelas ini dapat diselesaikan hanya dalam beberapa hari dan dapat mengajarkan Anda banyak informasi berguna dalam hal menghitung dan menyeimbangkan anggaran perusahaan Anda.
